Skalerbar RPA-løsning for helseinstitusjon på Nord-Island

Forretningsutfordringer

HSN er den mest progressive helseinstitusjonen på Island, som kontinuerlig søker nye initiativer for digital transformasjon for å forbedre effektiviteten, produktiviteten og pasientopplevelsen. Tidligere hadde HSN startet sin RPA-reise og lyktes med å automatisere flere interne prosesser ved hjelp av en klassisk RPA-løsning. Imidlertid har vår klient opplevd utfordringer med høye lisenskostnader og en langsom implementering av RPA. Derfor måtte HSN midlertidig stoppe prosjektet for å revurdere sine forretningsmål og krav. Etter nøye vurdering har klienten identifisert flere sentrale forretningsutfordringer som må adresseres:

1. Finne en erfaren IT-partner som kan bistå HSN i deres RPA-implementeringsreise.
2. Identifisere og implementere automatiseringsscenarier som kan forbedre operasjonell effektivitet.
3. Optimalisere kostnadene knyttet til lisenser og vedlikehold ved å velge et alternativt RPA-verktøy.
4. Befri ansatte fra tidkrevende manuelt arbeid for å øke jobbtilfredshet og produktivitet.
5. Muliggjøre nøyaktig innsamling, prosessering og administrasjon av data for å forbedre pasientopplevelsen.

Med disse nye strategiske målene i tankene startet HSN søket etter en pålitelig IT-tjenesteleverandør og kom til slutt i kontakt med Infopulse gjennom vårt felles partnerfirma, Imperio – en islandsk IT-selskap som tilbyr skreddersydde digitale tjenester i Norden.

Etter å ha studert HSNs forretningscase, kom Imperio med en ambisiøs idé om å utvikle en skalerbar og kostnadseffektiv RPA-løsning basert på Microsoft Power Automate. Denne RPA-løsningen, i tillegg til å møte HSNs forretningsutfordringer, kan også potensielt skaleres til andre regionale institusjoner og dermed drive den digitale transformasjonen av hele det islandske helsesektoren.

‍

‍

‍

Løsning

I samarbeid med Imperio og Microsoft begynte Infopulse å utvikle en PoC (Proof of Concept) for RPA-løsningen som involverte automatisering av flere enkle HR-rapporteringsprosesser. RPA-boten ekstraherte HR-rapportene fra klientens Oracle-database og sjekket tilgjengeligheten av ulike HR-data, som for eksempel:

• Registrert adresse, telefonnummer og e-post for ansatte
• Eierskap av adgangskontrollkort og status (aktiv/inaktiv)
• Ansettelsesstatus, inkludert ansettelses-/fratredelsesdatoer

Hvis noen informasjon manglet eller var ufullstendig, varslet RPA-løsningen de ansvarlige ansatte om å fylle inn dataene. Hvis en ansettelseskontrakt hadde utløpt eller blitt avsluttet, informerte RPA-boten administratorer om behovet for å blokkere adgangskortet og fjerne legitimasjonen til en tidligere ansatt.

Etter å ha vært fornøyd med resultatene fra PoC-en, bestemte HSN seg for å fortsette utviklingen av en fullverdig RPA-løsning. Imperio og HSN begynte å analysere de beste alternativene for prosessautomatisering og klarte å prioritere en backlog av arbeidsflyter som skulle automatiseres. Per i dag automatiserer RPA-løsningen over 20 HR- og økonomiprosesser, inkludert rapportgenerering og -verifisering, dataregistrering, ekstraksjon og migrering på tvers av HSNs systemer, samt synkronisering av pasientdata. Over 50 nye HSN-prosesser er nå underveis.

I tillegg til de pågående automatiseringsinnsatsene utviklet Infopulse en tilpasset funksjon for gjenkjennelse av skjema ved å bruke AI Builder, et verktøy fra Microsoft Power Platform for å lage AI-modeller. Når en oppføring opprettes, blir en PDF-fil med klientdata, som skattekortnummer, adresse, opplysninger om familiemedlemmer og avtalehistorikk, droppet i en delt nettverksmappe. RPA-løsningen gjenkjenner automatisk, ekstraherer, behandler og overfører all pasientdata til HSNs dedikerte database og oppdaterer den i sanntid.

Det som skiller RPA-løsningen ut er dens eksepsjonelle skalerbarhet. I praksis fungerer løsningen som en "markedsplass" for automatiserte arbeidsflyter, som potensielt kan implementeres i massevis på islandske helseinstitusjoner.

Siden hele helsesektoren i landet har en lik IT-infrastruktur og prosesser, kan andre regionale institusjoner få tilgang til "markedsplassen" og velge spesifikke arbeidsflyter som tidligere er automatisert for HSN. I slike tilfeller trenger Infopulse bare å tilpasse automatiseringsskriptene til den nye institusjonen ved å endre brukernavn og andre inndata. Hvis en annen institusjon ønsker å automatisere en ny tilpasset prosess som ikke finnes i "markedsplassen", må Infopulse utvikle den fra bunnen av.

‍

‍

Teknologier

• Azure Key Vault
  

• Microsoft Power Automate
  

• Microsoft Power Automate Desktop
  

• AI Builder in Power Automate

‍‍

HSN har alltid vært ivrig etter å utforske og utnytte mulighetene som digitale teknologier kan gi for å støtte våre ansatte og forbedre pasientomsorgen. Vi er svært stolte over å være i fronten av et banebrytende RPA-prosjekt som potensielt kan drive den digitale transformasjonen av hele det islandske helsesektoren. HSN ønsker å uttrykke vår oppriktige takknemlighet til våre partnere i Infopulse og Imperio, som har gitt liv til denne ambisiøse ideen. Den elegante og lovende RPA-løsningen har hjulpet oss med å spare en enorm mengde tid, innsats og kostnader, øke ansattes tilfredshet og levere bedre medisinske tjenester. Infopulse har vunnet vår tillit ved å vise profesjonalitet, ansvarlighet og dyp ekspertise innen kognitive teknologier og Microsofts teknologistemme. Sammen med Infopulse og Imperio planlegger vi å fortsette å videreutvikle RPA-løsningen, skalere den på tvers av andre helseinstitusjoner og forfølge nye digitale prosjekter ved å utnytte Microsoft Power Platform..

‍
‍
‍Þórhallur Harðarson
CFO at HSN

‍

‍

Verdi

RPA-løsningen som er utviklet har effektivt løst hele spekteret av HSNs forretningsutfordringer når det gjelder operasjonell effektivitet, kostnadsbesparelser og pasientopplevelse. Det mest viktige er at den innebygde skalerbarheten til løsningen lover å skape tilsvarende verdi for andre islandske helseinstitusjoner og deres pasienter i årene som kommer.

For øyeblikket gir RPA-løsningen følgende fordeler for HSN:

• Rask og feilfri dataregistrering, prosessering og administrasjon som strømlinjeformer HR- og økonomioperasjoner.
• Økt ansattes produktivitet og tilfredshet, da de kan fokusere på verdifulle oppgaver i stedet for kjedelig arbeid.
• Konsolidert og kontinuerlig oppdatert pasientdata, noe som betydelig forbedrer pasientopplevelsen.
• Samlet årlige totalkostnader (TC) redusert med over 10 millioner islandske krónur (ISK) gjennom 20+ automatiserte prosesser og en mer kostnadseffektiv RPA-lisensiering.

Infopulse og Imperio planlegger å fortsette å forbedre løsningen for HSN og gradvis ta med andre regionale islandske helseinstitusjoner i prosjektet.

‍

Målet med dette prosjektet var å støtte den digitale transformasjonsstrategien i helsesektoren i Island ved å senke terskelen for automatisering. Ved å utnytte implementeringen av M365 kunne HSN dra nytte av Microsoft-produkter fra Power Platform, noe som resulterte i kostnadsbesparelser, arbeidsplass-tilfredshet, produktivitet og fortjeneste, samt målretting av enhetskostnader - alt dette førte til en høyere kvalitetsandel og bedre service. Støtten fra Microsoft Island & Denmark var avgjørende for den raske adopsjonen av teknologien, samtidig som partnerskapet med Infopulse ga oss nødvendig ekspertise og profesjonalitet som kreves i stor skala, og bidro til å levere et bærekraftig prosjekt for fremtiden.

‍
‍

Svavar Vidarsson
CEO at Imperio

‍